ฝ่ายเทคนิค สำนักบรรณสารสนเทศ ได้จัดกิจกรรมโครงการอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การเขียนหนังสือราชการและรายงานการประชุม ให้กับบุคลากรภายในหน่วยงาน เมื่อวันศุกร์ที่ 23 มิถุนายน 2560 โดยรูปแบบการอบรมประกอบด้วยการบรรยาย โดยนางศุทธีร์ ไชยวสุ อดีตเลขานุการสำนักบัณฑิตศึกษา มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และการฝึกปฏิบัติพร้อมวิพากษ์งานร่วมกัน

สาระสำคัญ

1. การเขียนหนังสือราชการ

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในราชการ เพื่อติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการด้วยกันหรือหน่วยงานราชการกับที่ไม่ใช่หน่วยงานราชการ หรือหน่วยงานราชการกับบุคคลภายนอก สำหรับการอบรมครั้งนี้เน้นการเขียนหนังสือราชการ 2 ประเภท ได้แก่ หนังสือภายในและหนังสือภายนอก โดยลักษณะการเขียนต้องสั้น กระชับ มัดประเด็น และใช้เทคนิค 5W1H (Who What When Where Why How)
ปัญหาที่พบในการเขียนหนังสือราชการมักเกิดจากผู้เขียนขาดความรู้ ความเข้าใจ ประสบการณ์ การใช้ภาษา และทักษะในการถ่ายทอดความคิด ซึ่งผู้เขียนจะต้องมีการฝึกกระบวนการคิดให้สามารถสื่อสารกับผู้รับสารให้มีความเข้าใจตรงกันเพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จและเป็นภาพลักษณ์ที่ดีแก่หน่วยงาน

2. การเขียนรายงานการประชุม

รายงานการประชุมเป็นบันทึกความเห็นของผู้เข้าประชุมและมติที่ประชุมเพื่อเป็นหลักฐานในการประชุม การเขียนรายงานการประชุมที่ดีต้องมีความถูกต้อง เที่ยงตรง ชัดเจน และใช้ภาษาดี โดยผู้ทำหน้าที่บันทึกรายงานการประชุมต้องมีการกำหนดและเตรียมระเบียบวาระ ซึ่งอาจทำเป็นบันทึกเวียนให้ผู้เข้าร่วมประชุมแจ้งประเด็นที่ต้องการนำเสนอ โดยรูปแบบรายงานการประชุมประกอบด้วย

  • ชื่อการประชุม/ ครั้งที่/ วันที่/ สถานที่/ เวลาเริ่มประชุม/ เวลาเลิกประชุม
  • รายชื่อผู้มาประชุม/ ผู้ไม่มาประชุม/ ผู้เข้าร่วมประชุม
  • เวลาเริ่มประชุม
  • ระเบียบวาระการประชุม ซึ่งประกอบด้วย 5 วาระ คือ
    • ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
    • ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม
    • ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง
    • ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
    • ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
  • เวลาเลิกประชุม
  • ผู้บันทึกรายงานการประชุม/ ผู้ตรวจรายงานการประชุม

ทั้งนี้ การเขียนหนังสือราชการและการเขียนรายงานการประชุมต้องอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องและใช้ภาษาที่เป็นทางการ

ภาพประกอบจาก: www.freepik.com

ภาพกิจกรรมโครงการอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การเขียนหนังสือราชการและรายงานการประชุม

The requested album cannot be loaded at this time. Error: OAuthException Code: 10, (#10) To use 'Page Public Content Access', your use of this endpoint must be reviewed and approved by Facebook. To submit this 'Page Public Content Access' feature for review please read our documentation on reviewable features: https://developers.facebook.com/docs/apps/review.