การประชุมงานอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อต้อง Work from Home

1. ใช้เครื่องมือการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ

หนึ่งในปัญหาของการประชุมผ่าน Video Conference ก็คือการขัดข้องของโปรแกรมหรือแอปพลิเคชั่นที่ใช้ รวมถึงสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่ไม่ดีพอ ดังนั้น ก่อนเริ่มการประชุมควรตรวจสอบสัญญาณอินเตอร์เน็ตให้ดีก่อน และเลือกใช้แอปพลิเคชั่นการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ และเหมาะสมกับลักษณะการประชุมของตนเอง เช่น ถ้าเป็นการประชุมหลายคนก็ควรเลือกแอปพลิเคชั่นที่สามารถให้ผู้คนเข้าประชุมได้จำนวนมาก หากมีการแชร์สไลด์ร่วมด้วย ก็ควรเลือกแปพลิเคชั่นที่มีฟังก์ชั่นในการแชร์สไลด์ รวมถึงแอปพลิเคชั่นที่มีระบบป้องกันข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล ซึ่งแอปพลิเคชั่นที่ใช้งานดี และมีคุณภาพ เช่น Microsoft Team, Hangout ของ Google, และ Zoom เป็นต้น

 2. วางแผนเป้าหมายการประชุมให้ชัดเจน

การมีเป้าหมายที่ชัดเจน จะทำให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพ และได้งานมากขึ้น หากเราประชุมโดยไม่มีแผนการอะไร ก็อาจทำให้เราพูดคุยไปเรื่อยๆ จนอาจหลุดประเด็นสำคัญไป ดังนั้น ก่อนการประชุมควรมีการเขียนเป้าหมายให้ชัดเจนว่าจะประชุมกันในประเด็นอะไรบ้าง

 3. แบ่งหน้าที่ให้ผู้ร่วมประชุมแต่ละคน เพื่อให้ทุกคนจดจ่อกับการประชุม

การประชุมออนไลน์ หรือผู้ประชุมไม่ได้นั่งอยู่ในที่เดียวกันนั้นอาจทำให้เกิดอีกหนึ่งปัญหาตามมาคือ การไม่จดจ่อกับสิ่งที่ประชุมอยู่ เพื่อป้องกันปัญหานี้ เราควรแบ่งหน้าที่ให้แต่ละคนเอาไว้ เพื่อให้ทุกคนตั้งใจประชุมมากขึ้น โดยไม่วอกแวก หรือไปทำอย่างอื่น เช่น แบ่งงานให้คนแรกทำหน้าที่แชร์สไลด์ คนที่สองจดประเด็นการประชุม หรือถ้าหากมีคนประชุมจำนวนมาก ก็อาจมีการแจ้งว่าหลังจบการประชุมจะมีการถามคำถาม หรือแสดงความคิดเห็นเป็นรายบุคคลไป

 4. เปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูด

ในบางการประชุมอาจจะมีกลุ่มผู้ร่วมประชุมที่มีไอเดียอยู่แต่ไม่สามารถแสดงความคิดเห็นได้ อาจเพราะความเกรงใจ ไม่กล้าแสดงออก หรืออาจเป็นเพราะรูปแบบการประชุมออนไลน์ที่ทำให้แสดงความคิดเห็นออกมาได้ยาก หากต้องแย่งกันพูดอาจจะทำให้ได้ยินเสียงของแต่ละคนไม่ชัดเจน ดังนั้นจึงควรเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น โดยอาจจะแบ่งเวลาให้คนละ 2-5 นาที ในการแสดงความคิดเห็นแบบตัวต่อตัว หรืออาจจะเหลือเวลาประมาณ 15 นาทีท้ายการประชุมให้คนที่อยากแสดงความคิดเห็นได้โต้ตอบผ่านทางการประชุมออนไลน์

 5. สรุปการประชุม

ข้อสำคัญสุดท้ายที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นแม้จะประชุมจากบ้านคือ ต้องมีการสรุปประเด็นการประชุมว่าในครั้งนี้ได้มีการประชุมอะไรไปบ้าง ข้อสรุปในประเด็นต่างๆ เป็นอย่างไร และขั้นตอนต่อไปหลังจากการประชุมนี้ใครต้องทำอะไรบ้าง ให้พิมพ์สรุปการประชุมอย่างละเอียด และส่งเข้าอีเมลของทุกคนในห้องประชุม เพื่อทบทวนเนื้อหาการประชุมอีกครั้ง เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันและไม่หลงลืมประเด็นสำคัญ

 

ที่มา: https://adecco.co.th/th/knowledge-center/detail/meeting-from-home