จดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ทำอย่างไรมิให้สูญหาย
                                                                                                                                นางสาววราภรณ์ ยงบรรทม*

                          การปฏิบัติงานในแต่ละองค์กรนั้น เราทุกคนต้องได้ใช้เอกสารที่หน่วยงานได้จัดทำหรือผลิต
          ขึ้นมางานสารบรรณของแต่ละหน่วยงานจะทำหน้าที่รวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่หน่วยงานผลิตขึ้นมา
          เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการปฏิบัติงาน ถ้าสิ้นกระแสการใช้งานแล้วก็จะส่งไปให้คณะกรรมการทำ
          ลายเอกสารขององค์กรพิจารณาและประเมินคุณค่าเอกสารในเบื้องต้น โดยมีนักจดหมายเหตุหรือผู้ปฏิ
          บัติงานด้านจดหมายเหตุขององค์กรเป็นคณะกรรมการทำลายเอกสาร เนื่องจากระบบการจัดเอกสาร
          ของแต่ละหน่วยงานแตกต่างกันและบางหน่วยงานไม่ให้ความสำคัญกับการจัดเอกสาร จึงทำให้เอกสาร
          ที่มีคุณค่าสูญหายและถูกทำลายไป ดังนั้นเพื่อป้องกันมิให้เอกสารจดหมายเหตุสูญหายหรือถูกทำลาย
          งานสารบรรณของแต่ละหน่วยงานในองค์กรซึ่งเป็นเจ้าของเอกสารจะต้องมีระบบบริหารจัดการ
          เอกสารที่มีประสิทฺธิภาพและเหมือนกันในทุกๆหน่วยงาน  เริ่มตั้งแต่การจัดทำ ใช้ เก็บ ดูแลรักษาและ
          กำจัดเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว หากงานสารบรรณยังไม่แน่ใจว่าเอกสารกลุ่มใดเป็นเอกสารจดหมายเหตุ
          ควรจะสอบถามนักจดหมายเหตุหรือผู้ปฏิบัติงานด้านจดหมายเหตุขององค์กรหรือจัดเก็บเอกสารกลุ่ม
          นั้นแยกไว้ต่างหากเพื่อรอการประเมินคุณค่า
                         การบริหารงานจดหมายเหตุเป็นภารกิจหนึ่งที่สำคัญของทุกองค์กร ซึ่งจะประสบความสำเร็จ
          ได้ต้องได้รับความร่วมมือจากทุกคนในองค์กร รวมไปถึงการปรับปรุงระบบงานสารบรรณควบคู่ไปกับ
          การบริหารงานจดหมายเหตุขององค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสน
          เทศในปัจจุบัน

          สนใจรายละเอียดเพิ่มเติมติดต่อได้ที่หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศ อาคารวิชาการ
          1 ชั้น 3 โทร.  7467-8
          * บรรณารักษ์ 6 หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศสำนักบรรณสารสนเทศ
          ที่มา : กรมศิลปากร. วิชาการพื้นฐานการบริหารและจัดการงานจดหมายเหตุ. กรุงเทพฯ : เซเว่น
          พริ้นติ้ง กรุ๊ป จำกัด,2542.