เมื่อช่วงปลายพ.ศ. 2554 ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าอบรมทางวิชาการเรื่อง การบริหารงาน จดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์จัดโดยสมาคมจดหมายเหตุไทย จึงอยากจะนำความรู้ที่ได้มาเผยแพร่เพื่อเป็นวิทยาทานประกอบกับในช่วงนี้หน่วยจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชได้ต้อนรับคณะผู้เยี่ยมชมดูงานจากหลากหลายหน่วยงาน ดังนั้นผู้เขียนจึงจะขอกล่าวถึงเรื่องนี้พอสังเขปเพื่อเป็นแนวทางในการนำไปใช้ประโยชน์กับหน่วยงาน ที่กำลังจะจัดตั้งหอจดหมายเหตุและผู้ที่สนใจทั่วไป

เมื่อกล่าวถึงจดหมายเหตุ ทุกคนคงจะนึกถึงเอกสารเก่าๆโบราณๆ แต่นิยามที่ถูกต้องของคำว่า “เอกสารจดหมายเหตุ”หมายถึง เอกสารต้นฉบับที่เกิดตามธรรมชาติและสิ้นกระแสการใช้งานแล้ว ซึ่งส่วนราชการหรือหน่วยงานเอกชนผลิตขึ้นมาเพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน และผ่านการประเมินคุณค่าแล้วว่าสมควรเก็บรักษาไว้ตลอดไป เนื่องจากมีความสำคัญต่อหน่วยงานนั้นๆ องค์ประกอบหลักของการบริหารงานจดหมายเหตุมีอยู่ 3 ส่วนคือ เอกสารจดหมายเหตุ หน่วยงานจดหมายเหตุและที่เก็บเอกสารจดหมายเหตุนอกจากนี้ยังมีองค์ประกอบที่สำคัญอื่นๆอีก ได้แก่ นักจดหมายเหตุ การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ครุภัณฑ์จดหมายเหตุการบริการและการเผยแพร่โดยองค์ประกอบแต่ละส่วนต้องมีควบคู่กัน กล่าวคือเมื่อหน่วยงานได้จัดหาและรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุแล้ว ก็จะต้องหาสถานที่จัดเก็บและสถานที่ตั้งของหน่วยงานที่เหมาะสม พร้อมกับการกำหนดนโยบายในการบริหารและจัดการเอกสารจดหมายเหตุอย่างเป็นระบบ รวมทั้งจัดทำระเบียบต่างๆสำหรับใช้ในการดำเนินงานให้บรรลุเป้าหมาย จุดเริ่มต้นของการจัดตั้งหอจดหมายเหตุคือ ต้องมีแนวคิดหรือวัตถุประสงค์ในการจัดตั้งที่ชัดเจนว่า ตั้งขึ้นมาเพื่ออะไร จะรวบรวมอะไร ต้องประสานงานกับใคร สถานที่ตั้งอยู่ตรงไหน เมื่อตั้งขึ้นมาแล้วต้องบริหารจัดการอย่างไรและที่สำคัญที่สุดคือ มีใครให้การสนับสนุน ในขณะเดียวกันนักจดหมายเหตุหรือผู้ปฏิบัติงานจดหมายเหตุ ต้องศึกษาหาความรู้และติดตามความก้าวหน้าทางด้านวิชาการจดหมายเหตุอย่างสม่ำเสมอเพื่อ นำมาประยุกต์ใช้กับหน่วยงานของตนเอง

ปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการบริหารงานจดหมายเหตุเพิ่มมากขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการให้บริการผู้ใช้เอกสารจดหมายเหตุ อาทิ หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชได้มีระบบสืบค้นรายการเอกสารจดหมายเหตุทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยสืบค้นผ่านทางระบบห้องสมุดอัตโนมัติ และสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติได้อนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุด้วยการแปลงรูปแบบข้อมูลเป็นระบบดิจิทัล เป็นต้น อย่างไรก็ตามในการบริหารงานจดหมายเหตุ ให้ประสบความสำเร็จนั้นในระยะเริ่มแรกของการจัดตั้งต้องอาศัย ความขยันและอดทนเป็นอย่างยิ่ง ทั้งนี้จะต้องได้รับการสนันสนุนนจากองค์กรต้นสังกัดและได้รับความร่วมมือ จากหน่วยงานอื่นๆที่เกี่ยวข้องด้วย

สนใจรายละเอียดเพิ่มเติมติดต่อได้ที่หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศ อาคารวิชาการ 1 ชั้น 3   โทร.  7467-8

* บรรณารักษ์ชำนาญการ หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศ สำนักบรรณสารสนเทศ
ที่มา : สมาคมจดหมายเหตุไทย  (2554).เอกสารประกอบการอบรมทางวิชาการเรื่อง การบริหารงานจดหมายเหตุและ พิพิธภัณฑ์ ครั้งที่ 2 วันที่ 1-2 กันยายน 2554 สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรุงเทพฯ