นางสาววราภรณ์ ยงบรรทม*

                         ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทต่อการดำรงชีวิตของคนในสังคมเป็นอย่าง
มาก ทำให้การสร้างและจัดเก็บเอกสารเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมซึ่งมีผลต่องาน จดหมายเหตุด้วย
จะเห็นได้จากหน่วยงานต่างๆทั้งภาครัฐและเอกชนได้เริ่มนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้กับงาน
จดหมายเหตุ เพื่อให้ทันสมัยและสะดวกต่อการจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุ สมัย
โบราณเอกสารจดหมายเหตุจะบันทึกลงบนกระดาษ หิน ไม้ ผ้า ฟิล์มและแถบแม่เหล็ก แต่ปัจจุบัน
ได้เริ่มเปลี่ยนเป็นการบันทึกข้อมูลเป็นดิจิทัล คือ บันทึกลงในแผ่นดิสก์ แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี รวมไป
ถึงฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ เว็บไซต์ เว็บเพจ บล็อกส์ เฟสบุ๊คและอีเมล์ ซึ่งอยู่ในระบบอิเล็กทรอนิกส์
ต้องใช้ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ในการเปิดอ่าน

                         เนื่องจากคุณลักษณะของเอกสารดิจิทัลง่ายต่อการชำรุดหรือสูญหายและต้อง
ใช้ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ดังนั้นกิจกรรมที่สำคัญของงานจดหมายเหตุดิจิทัลคือ
การสงวนรักษาข้อมูลดิจิทัลและการสงวนรักษาข้อมูลของเอกสาร โดยมีเทคนิควิธีที่ใช้ในการ
สงวนรักษาข้อมูลดิจิทัลที่นิยมใช้ในงานจดหมายเหตุ ได้แก่
                         1. Refreshing หรือ Reformat คือ การย้ายหรือคัดลอกข้อมูลที่บันทึกอยู่ในสื่อเดิม
ให้มาอยู่ในสื่ออันใหม่ที่เป็นสื่อแบบเดียวกัน วิธีนี้นิยมใช้กับสื่อโสตทัศน์ เช่น การทำสำเนา
จากเทปเสียงแบบตลับมาเป็นเทปเสียงแบบม้วนและการย้ายข้อมูลจากเทปมาบันทึกลงแผ่นดิส
เก็ตต์ โดยจะต้องทำสำเนาข้อมูลสำรอง (back-up) แยกเก็บไว้อีก 1 ชุด
                         2. Migration คือ การย้ายข้อมูลดิจิทัลมาทั้งระบบรวมถึงคุณลักษณะประจำตัว
ของข้อมูล ซึ่งได้แก่ประเภทของข้อมูล ชื่อข้อมูลและรหัสเอกสาร เป็นต้น วิธีนี้ใช้ในกรณีที่สื่อ
เก็บข้อมูลไม่สามารถเปิดอ่านได้ เนื่องจากบันทึกด้วยระบบคอมพิวเตอร์รุ่นเก่าที่เลิกใช้แล้ว
                         3. Emulation คือ การสร้างระบบจำลองเพื่อให้สามารถทำงานแทนระบบเดิมที่
ล้าสมัย ระบบจำลองอาจจะเป็น application หรือ operation systems
                         4. Metadata attachment คือ เอกสารหรือข้อมูลดิจิทัล เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ผลิต
สิทธิการใช้เงื่อนไขต่างๆ ประวัติการจัดเก็บและการสงวนรักษา Metadata ของเอกสารดิจิทัล
ต้องอยู่แนบไว้ในแฟ้มเอกสารดิจิทัลรูปแบบของภาษาที่ใช้ควรจะเป็น SGML หรือ XML
                         นอกจากนี้การบริหารงานจดหมายเหตุต้องคำนึงถึงเรื่องลิขสิทธิ์ทั้งการใช้และ
การคัดลอกโดยปกติแล้วจะอนุญาตให้บรรณารักษ์สามารถทำสำเนางานเขียนเพื่อให้บริการ
ผู้ใช้ในห้องสมุดได้ ซึ่งถือเป็นประโยชน์สาธารณะ ถ้าเป็นข้อมูลดิจิทัลที่อยู่บนเว็บไซต์ผู้ใช้
สามารถจัดหาและคัดลอกข้อมูลได้ด้วยตนเองจึงเป็นความรับผิดชอบของผู้ใช้ ปัจจุบันใน
ประเทศไทยได้เริ่มประกาศใช้กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลดิจิทัลและคอมพิวเตอร์แล้ว เช่น
พระราชบัญญัติว่าด้วยความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550 ซึ่งผู้สร้างและผู้ใช้ข้อมูลดิจิทัล
จำเป็นต้องติดตามและศึกษาอย่างละเอียดเพราะถือเป็นเรื่องที่อยู่ใกล้ตัวเรามากที่สุด

สนใจรายละเอียดเพิ่มเติมติดต่อได้ที่หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศ
อาคารวิชาการ 1 ชั้น 3
* บรรณารักษ์ชำนาญการหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศสำนักบรรณ
สารสนเทศ
ที่มา :  จดหมายข่าวสมาคมจดหมายเหตุสยาม ฉบับที่ 5 (ตุลาคม 2551 – กันยายน 2552)
หน้า 21-23