แผนการบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัลของสำนักบรรณสารสนเทศ

การบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัลดิจิทัลรับผิดชอบโดยหน่วยวิเคราะห์ทรัพยากร ฝ่ายเทคนิค ทุก ๆ 6 เดือน หรือ ปีละ 2 ครั้ง (มิถุนายน, ธันวาคม) ทางหน่วยวิเคราะห์จะดำเนินการตรวจสอบไฟล์ดิจิทัลดิจิทัลโดยมอบหมายให้บรรณารักษ์วิชาชีพเป็นผู้ตรวจสอบ ไฟล์ดิจิทัลดิจิทัลดังนี้

1. ไฟล์ดิจิทัลต้นฉบับที่จัดเก็บจัดเก็บใน Nas server ของสำนักบรรณสารสนเทศ โดยตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ดิจิทัล การเปิดใช้งาน ความสมบูรณ์ของไฟล์ดิจิทัล และตรวจสอบรูปแบบและมาตรฐานไฟล์ดิจิทัล ทั้งนี้หากตรวจสอบพบไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และล้าสมัย จะดำเนินการนำไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. มาตรวจสอบความคงอยู่และการใช้งานหากไฟล์ดิจิทัลไม่มีความเสียหายจะนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ดิจิทัล แต่หากพบไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. เสียหายไม่สามารถเปิดใช้งานได้จะดำเนินการ ดังนี้

1.1 ดำเนินการดาวน์โหลดจากฐานข้อมูลเอกสารฉบับเต็ม TDC หรือ Thai Digital Collection จากนั้นนำไฟล์ดิจิทัลที่ได้มาจัดการรวมไฟล์ดิจิทัล และนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์

1.2 ดำเนินการประสานงานกับทางสำนักบัณฑิตศึกษา เพื่อดำเนินการขอไฟล์ดิจิทัลใหม่ เพื่อมาดำเนินการจัดการไฟล์ดิจิทัลและนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ดิจิทัล

เมื่อดำเนินการในขั้นตอนข้างต้นแล้ว จะนำไฟล์ดิจิทัลที่ได้นำมาจัดเก็บใน Nas server แทนไฟล์ดิจิทัลเดิมที่ชำรุดเสียหาย และล้าสมัย

2. ไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. ที่ถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องแม่ข่ายคอมพิวเตอร์ระบบคลังปัญญา มสธ. โดยตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ดิจิทัล การเปิดใช้งาน ความสมบูรณ์ของไฟล์ดิจิทัล และตรวจสอบรูปแบบและมาตรฐานไฟล์ดิจิทัล ไฟล์ดิจิทัลสามารถดาวน์โหลดจากคลังปัญญา มสธ. ได้ โดยการสุ่มตรวจในแต่ละกลุ่มชุมชน และกลุ่มข้อมูลย่อย และมอบหมายให้บรรณารักษ์วิชาชีพตรวจสอบอย่างละเอียด ทั้งนี้หากตรวจสอบพบไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และล้าสมัย และไม่สามารถดาวน์โหลดจากคลังปัญญา มสธ. โดยแยกเป็น 2 กรณี ดังนี้

2.1 กรณีไฟล์ดิจิทัล ไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และล้าสมัย ดำเนินการนำไฟล์ที่ถูกจัดเก็บไว้ใน Nas server นำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ และดำเนินการอัพโหลดไฟล์เข้าสู่คลังปัญญา มสธ. ในระเบียนที่ตรวจพบไฟล์ดิจิทัลชำรุด

2.2 กรณีไฟล์ดิจิทัลในคลังปัญญา มสธ. ไม่สามารถดาวน์โหลดได้ ซึ่งอาจเกิดจากปัจจัย ในหลาย ๆ กรณี อาทิ ไฟล์ชำรุดเสียหาย ไม่มีไฟล์นั้นอยู่ในระบบ หรือที่อยู่ไฟล์ผิดพลาด จากกรณีนี้ ให้ดำเนินการนำไฟล์ที่จัดเก็บใน Nas server นำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ และดำเนินการอัพโหลดไฟล์เข้าสู่คลังปัญญา มสธ. ในระเบียนที่ตรวจพบกรณีไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถดาวน์โหลดได้

3. ไฟล์ดิจิทัลที่สำรองไว้ที่พื้นที่คลาวด์ภาครัฐของสำนักงานคณะกรรมการดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ (สดช.) จะดำเนินการสำรวจ ดังข้อ 1 เพื่อตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ดิจิทัล การเปิดใช้งาน ความสมบูรณ์ของไฟล์ดิจิทัล และตรวจสอบรูปแบบและมาตรฐานไฟล์ดิจิทัล ไปพร้อมกับไฟล์ที่สำรองบน Nas server หากตรวจพบไฟล์เสียหายหรือเวอร์ชั่นเก่าล้าสมัย จะดำเนินการ ดังนี้

3.1 ดำเนินการดาวน์โหลดจากฐานข้อมูลเอกสารฉบับเต็ม TDC หรือ Thai Digital Collection จากนั้นนำไฟล์ดิจิทัลที่ได้มาจัดการรวมไฟล์ดิจิทัล และนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์

3.2 ดำเนินการประสานงานกับทางสำนักบัณฑิตศึกษา เพื่อดำเนินการขอไฟล์ดิจิทัลใหม่ เพื่อมาดำเนินการจัดการไฟล์ดิจิทัลและนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ดิจิทัล

เมื่อดำเนินการแปลงสภาพไฟล์ดิจิทัลแล้ว จะดำเนินการลบไฟล์เดิมออกจาก Nas server พื้นที่คลาวด์ภาครัฐของสำนักงานคณะกรรมการดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ (สดช.) และคลังปัญญา และทำเพิ่มไฟล์ดิจิทัลใหม่ ทั้ง 3 ส่วน เพื่อให้ไฟล์ดิจิทัลที่ได้จัดเก้บสำรองและเผยแพร่ เป็นไฟล์ดิจิทัลเวอร์ชั่นปัจจุบัน

ทั้งนี้การดำเนินการตรวจสอบจะต้องตรวจสอบคุณภาพและมาตรฐานรูปแบบไฟล์ ตามมาตรฐานรูปแบบไฟล์ในการจัดเก็บเพื่อให้บริการในคลังปัญญา มสธ. และดำเนินการในการจัดการไฟล์ดิจิทัลตาม คู่มือการจัดการไฟล์ดิจิทัลและการนำข้อมูลเข้าสู่คลังปัญญา มสธ. โดยดำเนินการอย่างเป็นมาตรฐานตรงตามคู่มือเพื่อรักษาสภาพและความคงอยู่ของไฟล์ดิจิทัล ที่จัดเก็บในคลังปัญญา มสธ และ Nas server ต่อไป