แผนการบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัลของสำนักบรรณสารสนเทศ

การบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัลดิจิทัลรับผิดชอบโดยหน่วยวิเคราะห์ทรัพยากร ฝ่ายเทคนิค ทุกๆ 6 เดือน หรือ ปีละ 2 ครั้ง (มิถุนายน, ธันวาคม) บุคลากรหน่วยวิเคราะห์ทรัพยากรที่เป็นเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลคลังปัญญา มสธ. จะดำเนินการตรวจสอบไฟล์ดิจิทัล ดังนี้

1. ไฟล์ดิจิทัลต้นฉบับที่จัดเก็บจัดเก็บใน Nas server ของสำนักบรรณสารสนเทศ โดยตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ดิจิทัล การเปิดใช้งาน ความสมบูรณ์ของไฟล์ดิจิทัล ตรวจสอบรูปแบบและมาตรฐานไฟล์ดิจิทัล ทั้งนี้หากตรวจสอบพบไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถเปิดใช้งานได้และล้าสมัย จะดำเนินการนำไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. มาตรวจสอบความคงอยู่และการใช้งาน หากไฟล์ดิจิทัลไม่มีความเสียหาย จะนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ แต่หากพบไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. เสียหายไม่สามารถเปิดใช้งานได้จะดำเนินการ ดังนี้

1.1 ดำเนินการดาวน์โหลดจากฐานข้อมูลเอกสารฉบับเต็ม TDC หรือ Thai Digital Collection จากนั้นนำไฟล์ดิจิทัลที่ได้มาจัดการรวมไฟล์ดิจิทัล และนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์
1.2 ดำเนินการประสานงานกับทางสำนักบัณฑิตศึกษา เพื่อดำเนินการขอไฟล์ดิจิทัลใหม่ เพื่อมาดำเนินการจัดการไฟล์ดิจิทัลและนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ เมื่อดำเนินการในขั้นตอนข้างต้นแล้ว จะนำไฟล์ดิจิทัลที่ได้นำมาจัดเก็บใน Nas server แทนไฟล์ดิจิทัลเดิมที่ชำรุดเสียหาย และล้าสมัย

2. ไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. ที่ถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องแม่ข่ายคอมพิวเตอร์ ระบบคลังปัญญา มสธ. โดยตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ดิจิทัล การเปิดใช้งาน ความสมบูรณ์ของไฟล์ดิจิทัล และตรวจสอบรูปแบบและมาตรฐานไฟล์ดิจิทัล ไฟล์ดิจิทัลสามารถดาวน์โหลดจากคลังปัญญา มสธ. ได้ โดยการสุ่มตรวจในแต่ละกลุ่มชุมชน และกลุ่มข้อมูลย่อย และมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลคลังปัญญา มสธ. ตรวจสอบอย่างละเอียด ทั้งนี้หากตรวจสอบพบไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และล้าสมัย และไม่สามารถดาวน์โหลดจากคลังปัญญา มสธ. โดยแยกเป็น 2 กรณี ดังนี้

2.1 กรณีไฟล์ดิจิทัล ไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และล้าสมัย ดำเนินการนำไฟล์ที่ถูกจัดเก็บไว้ใน Nas server นำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ และดำเนินการอัพโหลดไฟล์เข้าสู่คลังปัญญา มสธ. ในระเบียนที่ตรวจพบไฟล์ดิจิทัลชำรุด
2.2 กรณีไฟล์ดิจิทัลในคลังปัญญา มสธ. ไม่สามารถดาวน์โหลดได้ ซึ่งอาจเกิดจากปัจจัย ในหลาย ๆ กรณี อาทิ ไฟล์ชำรุดเสียหาย ไม่มีไฟล์นั้นอยู่ในระบบ หรือที่อยู่ไฟล์ผิดพลาด จากกรณีนี้ ให้ดำเนินการนำไฟล์ที่จัดเก็บใน Nas server นำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ และดำเนินการอัพโหลดไฟล์เข้าสู่คลังปัญญา มสธ. ในระเบียนที่ตรวจพบกรณีไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถดาวน์โหลดได้

3. กรณีรูปแบบไฟล์ เกิดล้าสมัย หรือชำรุดเสียหาย ไม่สามารถเปิดได้ จากส่วนใดส่วนหนึ่ง อาทิ ไฟล์ดิจิทัลจากคลังสารสนเทศไม่สามารถเปิดหรือดาวน์โหลดได้ เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลคลังปัญญา มสธ. จะดำเนินการนำไฟล์ที่เก็บสำรองไว้จาก NAS Server นำมาผ่านกระบวนการแปลงไฟล์ตามขั้นตอน และอัปโหลดขึ้น สู่คลังปัญญา มสธ. และอัปโหลดขึ้นไปยัง DR Site ไว้ที่ Cloud ภาครัฐเพื่อสำรองข้อมูลเว็บไซต์หลัก จากนั้นดำเนินการลบไฟล์เดิมจาก NAS Server และนำไฟล์ที่ทำการแปลงไฟล์ดิจิทัลเรียบร้อยจัดเก็บเข้าไปใหม่ เพื่อให้ไฟล์ดิจิทัลนั้น ยังคงสภาพความเป้นมาตรฐาน

ทั้งนี้การดำเนินการตรวจสอบจะต้องตรวจสอบคุณภาพและมาตรฐานรูปแบบไฟล์ ตามมาตรฐานรูปแบบไฟล์ในการจัดเก็บและให้บริการในคลังปัญญา มสธ. และดำเนินการในการจัดการไฟล์ดิจิทัลตาม คู่มือการจัดการไฟล์ดิจิทัลและการนำข้อมูลเข้าสู่คลังปัญญา มสธ. โดยดำเนินการอย่างเป็นมาตรฐานตรงตามคู่มือเพื่อรักษาสภาพและความคงอยู่ของไฟล์ดิจิทัล ที่จัดเก็บในคลังปัญญา มสธ และ Nas server ตามมาตรฐานรูปแบบไฟล์ต่อไป