คลังปัญญา มสธ. เป็นคลังจัดเก็บและให้บริการสารสนเทศสถาบันที่เป็นผลงานของนักศึกษาในระดับบัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ได้แก่ ดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระ โดยวิธีการสงวนรักษา (Preservation) การแปลงสภาพทรัพยากรสารสนเทศให้เป็นสื่อดิจิทัล (Digitize) และการเข้าถึง (Access) บริการของผู้ใช้บริการทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยทางหน่วยงานได้นำแนวกรอบความคิดระบบสารสนเทศจดหมายเหตุแบบเปิด (Open Archival Information System) หรือ OAIS Reference Model มาใช้เป็นมาตรฐานอ้างอิงการดำเนินงานของคลังปัญญา มสธ. เพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นไปตามแนวทางการปฏิบัติที่ดี มีวิธีการสงวนรักษาที่เป็นมาตรฐานและเป็นที่ยอมรับ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ในระยะยาว และสามารถนำข้อมูลกลับมาใช้ใหม่ได้ตลอดเวลา
ผังกระแสงานของคลังปัญญา มสธ. นี้ได้นำมาใช้เป็นขั้นตอนปฏิบัติงาน และได้ยึดตาม “นโยบายการพัฒนาคลังปัญญา มสธ.” “การสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล” และ สัญญาอนุญาต Creative Commons (CC BY-NC-ND 4.0) สำหรับการใช้งานทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ซึ่งแผนผังกระแสงานของคลังปัญญา มสธ. แบ่งเป็น 3 ส่วน ได้แก่
- ผู้ผลิตสารสนเทศ (Producer)
- การจัดการข้อมูลสารสนเทศ (Data Management)
- ผู้ใช้บริการ (User)
1. ผู้ผลิตสารสนเทศ (Producer)
ผู้ผลิตสารสนเทศ คือ นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาที่จัดทำดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระ ซึ่งมีการจัดการวิทยานิพนธ์ใน 3 รูปแบบ ดังนี้
1.1 ดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระ ในรูปแบบเดิมที่ยังไม่ผ่านระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (iThesis) สำนักบัณฑิตศึกษาจะเป็นผู้รวบรวมผลงานของนักศึกษาและส่งมอบตัวเล่มที่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องแล้วไม่ขัดหรือละเมิดต่อหลักจริยธรรมความมั่นคงของประเทศ พ.ร.บ. ข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และ พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ หากตรวจสอบพบในภายหลังจะดำเนินการระงับการให้บริการและถอดผลงานออกจากการให้บริการในคลังปัญญา มสธ. ทันที และมอบสิทธิ์การอนุญาตเผยแพร่ด้วยแบบฟอร์มสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ในงานวิจัย/ดุษฎีนิพนธ์/วิทยานิพนธ์/การค้นคว้าอิสระระหว่างนักศึกษาของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กับมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช โดยเจ้าหน้าที่คลังปัญญา มสธ. จะดำเนินการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ของผลงานทั้งหมดก่อนหากพบข้อมูลไม่ครบถ้วน สมบูรณ์ ขาดหาย ชำรุด หรือเปิดใช้งานไม่ได้ จะแจ้งไปที่สำนักบัณฑิตศึกษา เพื่อให้จัดส่งผลงานทดแทน
1.2 ดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระ ในรูปแบบเดิมที่ยังไม่ผ่านระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (iThesis) สำนักบัณฑิตศึกษาจะเป็นผู้รวบรวมผลงานของนักศึกษาและส่งมอบตัวเล่มพร้อมไฟล์ดิจิทัลที่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องแล้วไม่ขัดหรือละเมิดต่อหลักจริยธรรมความมั่นคงของประเทศ พ.ร.บ. ข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และ พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ หากตรวจสอบพบในภายหลังจะดำเนินการระงับการให้บริการและถอดผลงานออกจากการให้บริการในคลังปัญญา มสธ. ทันที มีการจัดการไฟล์ดิจิทัลให้อยู่ในรูปแบบไฟล์พีดีเอฟ (PDF) พร้อมกับบึนทึกลายน้ำตราสัญลักษณ์มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชให้กับสำนักบรรณสารสนเทศ เพื่อทำการสงวนรักษา และมอบสิทธิ์การอนุญาตเผยแพร่ทางออนไลน์ด้วยแบบฟอร์มสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ในงานวิจัย/ดุษฎีนิพนธ์/วิทยานิพนธ์/การค้นคว้าอิสระระหว่างนักศึกษาของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กับมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช โดยเจ้าหน้าที่คลังปัญญา มสธ. จะดำเนินการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ของผลงานทั้งหมดก่อนหากพบข้อมูลไม่ครบถ้วน สมบูรณ์ ขาดหาย ชำรุด หรือเปิดใช้งานไม่ได้ จะแจ้งไปที่สำนักบัณฑิตศึกษา เพื่อให้จัดส่งผลงานทดแทน ทั้งนี้ ไฟล์ดิจิทัลที่ได้รับจากสำนักบัณฑิตศึกษาจะเป็นชุดไฟล์ต้นฉบับสำหรับการนำเข้าคลังปัญญา มสธ. หากรูปแบบไฟล์ดิจิทัลไม่เป็นไปตามที่กำหนดจะดำเนินการจัดการไฟล์ดิจิทัลให้ถูกต้อง
1.3 ดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระ ที่รับผ่านระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (iThesis) ระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (iThesis) เป็นระบบที่สถาบันได้จัดหาและใช้ประโยชน์ในการจัดทำวิทยานิพนธ์ตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำโครงร่าง (Proposal) การจัดทำฉบับร่าง (Draft) ฉบับสมบูรณ์ (Complete) หลังจากได้นักศึกษาที่ผ่านการรับรองจากอาจารย์ที่ปรึกษาหลัก ผ่านการตรวจรูปแบบจากสำนักบัณฑิตศึกษาและการคัดกรองจากสาขาวิชาและสำนักบัณฑิตศึกษา โดยมีคุณสมบัติต้องไม่ขัดหรือละเมิดต่อหลักจริยธรรมความมั่นคงของประเทศ พ.ร.บ. ข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และ พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งหากตรวจสอบพบในภายหลังจะดำเนินการระงับการให้บริการและถอดผลงานออกจากการให้บริการในคลังปัญญา มสธ. ทันที ทั้งนี้เมื่อกระบวนการจัดทำวิทยานิพนธ์แล้วเสร็จ วิทยานิพนธ์ดังกล่าวจะได้รับการเผยแพร่เป็นปกติ ไม่มีสถานะ “ปกปิดและความลับ” ตามที่เจ้าของผลงานได้กำหนดอนุญาตสิทธิ์การเผยแพร่วิทยานิพนธ์ทั้งตัวเล่มและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ในแบบฟอร์มสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ในงานวิจัย/ดุษฎีนิพนธ์/วิทยานิพนธ์/การค้นคว้าอิสระระหว่างนักศึกษาของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กับมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช โดยระบบจะทำการดึงรายการต่าง ๆ ในวิทยานิพนธ์ฉบับนั้น ๆ มาสกัด และสร้างเป็นระเบียนเมทาดาทาตามมาตรฐานดับลินคอร์เมทาดาทา (Dublin Core Metadata) ไฟล์วิทยานิพนธ์จะทำการแปลงสภาพจากไฟล์ MS-Word ให้เป็นไฟล์พีดีเอฟ (PDF) เพื่อให้เหมาะสมต่อการใช้งาน พร้อมกับบันทึกลายน้ำตราสัญลักษณ์มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช จากนั้น เจ้าหน้าที่คลังปัญญา มสธ. จะดำเนินการจำแนกไฟล์ตามประเภทของทรัพยากร จัดการไฟล์ตามมาตรฐานที่กำหนด การสร้างระเบียนเมทาดาทา การอัปโหลดไฟล์ การใส่ข้อมูลสิทธิ์ ตรวจสอบ/ปรับปรุง/แก้ไขข้อมูล/ทดสอบไฟล์ บันทึกระเบียนเมทาดาทาที่สมบูรณ์ ตัวระบุวัตถุดิจิทัล หรือ ดีโอไอ (DOI) และให้บริการต่อไป
2. การจัดการข้อมูลสารสนเทศ (Data Management)
การจัดการข้อมูลสารสนเทศ (Data Management) เมื่อคลังปัญญา มสธ. ที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของสำนักบรรณสารสนเทศ ได้รับเอกสารแล้วนำไปสแกนเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือชุดไฟล์ต้นฉบับสำหรับการนำเข้า (Submission Information Package : SIP) จากส่วนที่ 1 ผู้ผลิตสารสนเทศ (Producer) แล้ว เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบนำข้อมูลเข้าคลังปัญญา มสธ. จะนำไฟล์ชุดดังกล่าวมาเข้าสู่กระบวนการจัดการข้อมูลสารสนเทศ (Data Management) ตามคู่มือการจัดการไฟล์ดิจิทัลและการนำข้อมูลเข้าสู่คลังปัญญา มสธ. โดยคุณสมบัติของดุษฎีนิพนธ์/วิทยานิพนธ์/การศึกษาค้นคว้าอิสระที่ได้รับอนุญาตให้เผยแพร่ว่ามีคุณสมบัติตรงตามหลักเกณฑ์นโยบายคลังปัญญา มสธ. และผลงานดังกล่าวต้องไม่ขัดหรือละเมิดต่อหลักจริยธรรมความมั่นคงของประเทศ พ.ร.บ. ข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และ พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ หากตรวจสอบพบในภายหลังจะดำเนินการระงับการให้บริการและถอดผลงานออกจากการให้บริการในคลังปัญญา มสธ. ทันที ซึ่งขั้นตอนหลังจากที่สำนักบรรณสารสนเทศต้องดำเนินการหลังจากที่ได้รับไฟล์ดิจิทัลเพื่อดำเนินการนำเข้าคลังปัญญา มสธ. มีดังนี้
2.1 การจำแนกไฟล์ตามประเภทของดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระ
2.2 การจัดการไฟล์ตามมาตรฐานรูปแบบไฟล์ในการจัดเก็บและให้บริการในคลังปัญญา มสธ.
2.3 การสร้างระเบียนเมทาดาทา เป็นการนำข้อมูลเข้าคลังปัญญา มสธ. การนำเข้าข้อมูลดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระที่ผ่านการตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องแล้ว สามารถดำเนินการ ได้ 2 วิธี ดังนี้
2.3.1 ดำเนินการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบคลังปัญญา มสธ. สร้างระเบียนเมทาดาทาด้วย Template ที่กำหนด การอัปโหลดไฟล์เอกสารฉบับเต็ม หากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน จะดำเนินการตรวจสอบ และแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ครบถ้วน ตามรูปแบบมาตรฐานของคลังปัญญา มสธ. จึงดำเนินการบันทึกข้อมูล
2.3.2 ดำเนินการนำเข้าข้อมูลจากระบบ iThesis เข้าสู่ระบบคลังปัญญา มสธ. โดยระบบจะทำการ Mapping ข้อมูลในระบบ iThesis กับมาตรฐานสากลสำหรับการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้วย มาตรฐานดับลินคอร์เมทาดาทา (Dublin Core Metadata) และจัดส่ง Metadata พร้อมไฟล์ดิจิทัลของดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์และการศึกษาค้นคว้าอิสระที่ผ่านการอนุมัติและสามารถเผยแพร่ได้ตามสิทธิ์ มายังคลังปัญญา มสธ. หากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน จะดำเนินการตรวจสอบ และแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ครบถ้วน ตามรูปแบบมาตรฐานของคลังปัญญา มสธ.
2.4 คลังปัญญา มสธ. ใช้มาตรฐานสากลสำหรับการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้วย มาตรฐานดับลินคอร์เมทาดาทา (Dublin Core Metadata) โดยเจ้าหน้าที่คลังปัญญา มสธ. จะดำเนินการสร้างรายการเมทาดาทาสำหรับดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระทุกรายการเพื่อพรรณนารายการเกี่ยวกับข้อมูลต่าง ๆ ในไฟล์ดิจิทัล และต้องครอบคลุมหน่วยข้อมูล ย่อยทั้ง 3 กลุ่ม ได้แก่
2.4.1 หน่วยข้อมูลย่อยที่เกี่ยวกับเนื้อหาของทรัพยากรสารสนเทศ ได้แก่ ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ภาษา ขอบเขต แหล่งที่มา และความสัมพันธ์กับงานต่าง ๆ
2.4.2 หน่วยข้อมูลย่อยที่เกี่ยวกับทรัพย์สินทางปัญญา ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง ผู้ร่วมสร้างสรรค์ผลงาน สำนักพิมพ์ และสิทธิ์
2.4.3 หน่วยข้อมูลย่อยที่เกี่ยวกับรูปแบบที่ปรากฏ ได้แก่ วันเดือนปีที่ผลิต ประเภท รูปแบบที่ใช้นำเสนอ และตัวระบุเอกลักษณ์หรือรหัสต่าง ๆ การลงรายการด้วย มาตรฐานดับลินคอร์เมทาดาทา (Dublin Core Metadata) ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล มีความยืดหยุ่น เพียงพอต่อการสืบค้นของผู้ใช้บริการ สามารถเพิ่มเติม Element ที่ต้องการอธิบายคุณลักษณะเฉพาะของผลงานต่าง ๆ ได้ ทำให้ผู้ใช้บริการสามารถสืบค้นข้อมูลได้ง่าย และเข้าถึงไฟล์เอกสารได้อย่างรวดเร็วขึ้น นอกจากนี้ ดับบลิน คอร์ เมทาดาทา ยังพัฒนาอยู่บนพื้นฐานของมาตรฐาน XML จึงรองรับการรับ-ส่งข้อมูลระหว่างคลังสารสนเทศดิจิทัลผ่านทาง API และ/หรือโปรโตคอล OAI-PMH จึงทำให้คลังปัญญา มสธ. สามารถรับข้อมูลเมทาดาทา และไฟล์เอกสารดิจิทัลจากระบบ iThesis ได้โดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถให้บริการข้อมูลดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ การศึกษาค้นคว้าอิสระได้อย่างรวดเร็วขึ้น อีกทั้ง ยังทำให้คลังสารสนเทศอื่น ๆ ที่มีความร่วมมือกันสามารถมาเก็บเกี่ยวเมทาดาทา (Harvesting) ของคลังปัญญา มสธ. เพื่อนำเข้าฐานข้อมูลของตนเองได้โดยอัตโนมัติเช่นเดียวกันสำหรับรายการหัวเรื่อง (Subject Heading) ใช้ศัพท์ควบคุม (Controlled Vocabulary) คลังปัญญา มสธ. ใช้คู่มือหัวเรื่องภาษาไทยออนไลน์ (Online Thai Subject Headings) ของคณะทำงานฝ่ายวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา สำหรับหัวเรื่องภาษาไทย และใช้คู่มือหัวเรื่อง Library of Congress Subject Heading (LCSH) สำหรับหัวเรื่องภาษาอังกฤษ และมีการกำหนดคำสำคัญ (Keyword)
2.5 การจัดการไฟล์ดิจิทัล
2.5.1 เมื่อลงรายการเมทาดาทาสำหรับดุษฎีนิพนธ์/วิทยานิพนธ์/การศึกษาค้นคว้าอิสระในรูปแบบเดิมที่จัดส่งเป็นตัวเล่มเพื่อนำไปสแกนเป็นไฟล์ดิจิทัลและแฟ้มข้อมูลแล้ว ไฟล์ดิจิทัลที่นำเข้าต้องจัดการให้อยู่ในรูปแบบตามมาตรฐานรูปแบบไฟล์ในการจัดเก็บและให้บริการในคลังปัญญา มสธ. ที่กำหนด คือรูปแบบไฟล์พีดีเอฟ (PDF) ที่มีลายน้ำสัญลักษณ์ของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช จากนั้น จึง ดำเนินการอัปโหลด (Upload) ไฟล์ดิจิทัลเข้าระบบตามรายการเมทาดาทานั้น ๆ อย่างถูกต้องและครบถ้วน
2.5.2 เมื่อได้ข้อมูลรายการเมทาดาทาแล้ว ไฟล์ดิจิทัลจะเข้ามาโดยอัตโนมัติผ่านระบบการบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (iThesis) โดยจัดเก็บไฟล์ไว้ในส่วน Archival Storage ของโปรแกรม DSpace เพื่อทำการสงวนรักษา และให้เข้าถึงไฟล์ดิจิทัลได้ในระยะยาวดำเนินการอัปโหลดไฟล์สำหรับการจัดเก็บ (Archival Information Package : AIP) เข้าสู่คลังปัญญา มสธ. ไฟล์ดิจิทัลของดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระที่มาจากระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (iThesis) จะอยู่ในรูปแบบไฟล์พีดีเอฟ (PDF) ที่มีลายน้ำสัญลักษณ์ของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และพร้อมให้บริการทันที
2.6 การใส่ข้อมูลลิขสิทธิ์ (Add License Policy) เมื่อจัดทำรายการเมทาดาทา และอัปโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่คลังปัญญา มสธ. จะตรวจสอบและดำเนินการใส่ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับลิขสิทธ์ของผลงานนั้น ๆ ในระบบตามข้อตกลงการเผยแพร่บนเว็บไซต์ต่อไป
2.7 การตรวจสอบ แก้ไขข้อมูล และทดสอบไฟล์ (Check, Edit Metadata and Test File) เจ้าหน้าที่คลังปัญญา มสธ. ดำเนินการตรวจสอบข้อมูล แก้ไขข้อมูลเมทาดาทา และตรวจสอบไฟล์เป็นครั้งสุดท้าย เพื่อให้มั่นใจว่าระเบียนดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระนั้น ๆ มีความถูกต้อง
2.8 การบันทึกระเบียนเมทาดาทาที่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ และมีรายละเอียดที่เพียงพอให้ผู้ใช้สามารถสืบค้น อ่าน และพิจารณาในการใช้งานได้ และไฟล์ที่ใช้ดาวน์โหลดเป็นไปตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดสิทธิ์การใช้งานไว้
2.9 การเผยแพร่ข้อมูล (Publish Data) เมื่อทดสอบไฟล์ และตรวจสอบข้อมูลในขั้นตอนสุดท้ายเสร็จแล้ว เจ้าหน้าที่คลังปัญญา มสธ. ผู้นำเข้าข้อมูลคลังปัญญา มสธ. จะทำการยืนยันการเผยแพร่ข้อมูลในระบบ DSpace เพื่อให้ผู้ ใช้บริการสามารถสืบค้นและดาวน์โหลดชุดไฟล์เผยแพร่ (Dissemination Information Package : DIP) เพื่อนำไปใช้งานได้
2.10 การขอรหัสตัวระบุวัตถุดิจิทัล (Create DOI) เพื่อให้ผลงานทางวิชาการต่าง ๆ ที่อยู่ในคลังปัญญา มสธ. สามารถเข้าถึงได้ในระยะยาว อีกทั้งยังเป็นแหล่งสำรองไฟล์ข้อมูลที่จะช่วยให้การสงวนรักษาผลงานวิชาการของคลังปัญญา มสธ. มีประสิทธิภาพ คลังปัญญา มสธ. จะดำเนินการส่งข้อมูลผลงานทางวิชาการไปยังศูนย์สารสนเทศการวิจัย สำนักงานการวิจัยแห่งชาติ (วช.) เพื่อขอรหัสตัวระบุวัตถุดิจิทัล (Digital Object Identifier : DOI) และเมื่อสำนักงานการวิจัยแห่งชาติ (วช.) ดำเนินการออกเลขรหัส DOI ให้เรียบร้อยแล้ว รหัส DOI จะถูกนำเข้าข้อมูลรหัส DOI สู่ระบบคลังปัญญา มสธ.