แผนการสงวนรักษา
1. วัตถุประสงค์
1.1 เพื่อกำหนดมาตรฐานและแนวทางการปฏิบัติที่ดีสำหรับแผนการปฏิบัติการสงวนรักษาทรัพยากรบนคลังปัญญา มสธ.
1.2 เพื่อกำหนดแนวทางการปฏิบัติในการคัดเลือกระบบและแนวทางการพัฒนาคลังปัญญา มสธ. ในการบริหารจัดการทรัพยากรดิจิทัล
1.3 เพื่อเตรียมความพร้อมพื้นฐานในการกำหนดสิทธิและการเข้าถึงทรัพยากร
1.4 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการทรัพยากรดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ขอบเขต
3. ความท้าทายทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและความเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี
3.1 ไฟล์ดิจิทัล คลังปัญญา มสธ. ให้บริการไฟล์ในรูปแบบไฟล์ PDF เป็นหลัก จึงให้ความสำคัญกับความเป็นมาตรฐานไฟล์ในเวอร์ชันปัจจุบัน เพื่อให้ไฟล์ดิจิทัลทุกไฟล์ยังคงสามารถเปิดใช้งาน เรียกใช้ ความสมบูรณ์ของไฟล์ ยังคงรักษาในมาตรฐานเดิม
3.2 ข้อมูลดิจิทัล ในรูปแบบเมทาดาทา (Metadata Format) มีการตรวจสอบความคงอยู่ของข้อมูลและความถูกต้องของข้อมูลในระเบียนเมทาดาทา การอธิบาย Metadata ของแต่ละระเบียน แต่ละไฟล์ดิจิทัล ให้ครบถ้วน ดังนั้นเจ้าหน้าที่คลังปัญญา มสธ. ต้องมีความรู้ความชำนาญในการอธิบายรายละเอียดทาง Metadata อย่างระเอียดและครบถ้วน เพื่อการเข้าถึงข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลได้อย่างถูกต้องและตรงกับความต้องการของผู้ใช้
3.3 ด้านฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์ สำนักบรรณสารสนเทศ ตระหนักในเรื่องของความทันสมัยของเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และมุ่งพัฒนา จัดหาเครื่องแม่ข่าย และระบบป้องกันภัยทางไซเบอร์ (Firewall) รวมถึงซอฟแวร์ ทั้งระบบปฏิบัติการ ระบบบริหารจัดดการคลังปัญญา มีการปรับปรุงประสิทธิภาพ และปรับปรุงซอฟแวร์อย่างสม่ำเสมอ เพื่อคุณภาพในการให้บริการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง
4. เกณฑ์และลำดับความสำคัญของทัรพยากรที่ต้องดำเนินการสงวนรักษา
ทรัพยากรสารสนเทศที่รวบรวม และดำเนินการด้วยกระบวนการสงวนรักษาและจัดเก็บในคลังปัญญา มสธ. ยังไม่มีนโยบายในการคัดออกจากการให้บริการ ยกเว้นผลงานที่มีสถานะ “ปกปิดและความลับ” ซึ่งเป็นผลงานวิจัยของนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา ประเภทดุษฎีนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระ 12 สาขาวิชาของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และได้จัดทำรายการเมทาดาทาให้สมบูรณ์ และมีการให้บริการในห้องสมุดจะถูกรวบรวมเพื่อสงวนรักษาเพื่อให้บริการเป็นไฟล์ดิจิทัลทั้งหมด
5. ปัจจัยและองค์ประกอบการสงวนรักษาทรัพยากรดิจิทัล
แผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลในคลังปัญญา มสธ. จะมีปัจจัยและองค์ประกอบดังนี้
5.1 ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องในการสงวนรักษาทรพัยากรสารสนเทศดิจิทัลทั้งระดับวิชาชีพ ระดับชำนาญการ และระดับปฏิบัติการ ที่ได้รับการฝึกอบรมด้านการสงวนรักษาและเสริมทักษะความรู้ ความเข้าใจในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล
5.2 งบประมาณที่ได้รับจัดสรรในการดำเนินการจัดการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล จะต้องได้รับอย่างเพียงพอและต่อเนื่อง
5.3 ด้านโครงสร้างพื้นฐานทางด้านเทคโนโลยี ทั้ง ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่าย การป้องกันภัยทางไซเบอร์ รวมไปถึงการสำรองข้อมูล และแผนการอพยพข้อมูลแบบเร่วด่วน แผนบริหารจัดารภัยพิบัติที่ดี
6. บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบ
6.1 ผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการสำนักบรรณสารสนเทศ หัวหน้าศูนย์/ฝ่าย ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องร่วมกันกำหนดนโยบาย และแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ติดตามประเมินผลให้มีคุณภาพและเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด รวมถึงการส่งเสริม สนับสนุนการดำเนินการต่าง ๆ ของคลังปัญญา มสธ. ให้สามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง
6.2 บรรณารักษ์ นักเอกสารสนเทศ นักวิชาการคอมพิวเตอร์ ผู้ปฏิบัติงานห้องสมุด ของสำนักบรรณสารสนเทศ นำนโยบายและแผนการสงวนรักษาไปปฏิบัติ ตามขั้นตอนการดำเนินงาน รวมถึงรายงานและประเมินผลการดำเนินงานดังกล่าว
7. การสงวนรักษาและการควบคุมคุณภาพ
กระบวนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลของคลังปัญญา มสธ.ประกอบด้วย 3 กระบวนการ คือ
7.1 การแปลงข้อมูล (Digitization) เพื่อแปลงข้อมูลต้นฉบับที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ให้เป็นข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล และคุณภาพของไฟล์ข้อมูลต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ทั้งนี้หากเป็นไฟล์พีดีเอฟ (PDF) ต้องมีใส่ลายน้ำสัญลักษณ์ตรามหาวิทยาลัยฯ (Watermark) เป็นต้น
7.2. การจัดเก็บและการจัดการข้อมูล (Information Management) โดยการใส่เมทาดาทา เพื่ออธิบายรายละเอียดต่าง ๆ ของข้อมูลที่จัดเก็บ เพื่อเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเข้าถึงข้อมูล สืบค้นข้อมูล รวมถึงใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลในคลังปัญญา มสธ.
7.3 การเข้าถึงข้อมูล (Information Access) โดยมีรูปแบบการเข้าถึงข้อมูลที่มีรูปแบบที่เข้าถึงง่าย รูปแบบเข้าใจง่าย และ รวดเร็ว