รายการ STOU Storian Podcast เป็นรายการที่บอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยและสารสนเทศอัตลักษณ์ของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ออกอากาศทุกวันที่ 16 ของทุกเดือน และในวันนี้มีแขกรับเชิญ คือ พี่แอน ยวิญฐากรณ์ ทองแขก หัวหน้าฝ่ายบริการสนเทศและหัวหน้าหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย จะมาเล่าเรื่องราวของจดหมายเหตุและสารสนเทศอัตลักษณ์ของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
จดหมายเหตุและสารสนเทศสารสนเทศอัตลักษณ์ของ มสธ. คืออะไร ?
“จดหมายเหตุมหาวิทยาลัย” คือ เรื่องราวที่เกี่ยวกับประวัติพัฒนาการของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชเท่านั้น ส่วนสารสนเทศอัตลักษณ์ของมหาวิทยาลัยจะประกอบไปด้วย สารสนเทศพระปกเกล้าศึกษา, สุโขทัยศึกษา, และ การศึกษาทางไกล
สารสนเทศพระปกเกล้าศึกษา, สุโขทัยศึกษา, และ การศึกษาทางไกล มีความเกี่ยวข้องกับ มสธ. อย่างไร ?
- สารสนเทศพระปกเกล้าศึกษา ดูได้ที่ชื่อมหาวิทยาลัยเลย คือ “สุโขทัยธรรมาธิราช” ซึ่งชื่อนี้ได้รับพระราชทานจากพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว รัชกาลที่ 9 เป็นพระนามทรงกรมในพระบาทสมเด็จพระปกเกล้าเจ้าอยู่หัว รัชกาลที่ 7 เมื่อครั้งทรงดำรงพระอิสริยยศเป็น “สมเด็จเจ้าฟ้ากรมหลวงสุโขทัยธรรมราชา”
- สารสนเทศสุโขทัยศึกษา คือชื่อที่พ้องกับ “อาณาจักรสุโขทัย” ซึ่งหมายถึง รุ่งอรุณแห่งความสุข ประกอบกับปณิธานของมหาวิทยาลัยที่มุ่งให้โอกาสทางการศึกษาแก่ประชาชนอย่างกว้างขวาง ซึ่งสอดคล้องกับแนวคิดเกี่ยวกับ “โอกาสและความเสมอภาค” ของอาณาจักรสุโขทัย
- สารสนเทศการศึกษาทางไกล เป็นที่ชัดเจนและทราบกันดีอยู่แล้วว่า มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชเป็นมหาวิทยาลัยเปิดที่จัดการเรียนการสอนในระบบการศึกษาทางไกล จึงถือเป็นอัตลักษณ์ของมหาวิทยาลัยด้วย
ความหมายของคำว่า “จดหมายเหตุ” ในภาษาต่างประเทศ
จดหมายเหตุในภาษาอังกฤษ เรียกว่า “Archives” (อาร์ไคฟส์) ซึ่งมีรากศัพท์มาจากภาษากรีกคำว่า “Archeion” (อาร์คีออน) ซึ่งคำนี้รับมาจากภาษาละตินอีกทีหนึ่งจากคำว่า “Archivum” (อาร์คิวุม) ซึ่งมีความหมายถึงที่ทำการของรัฐบาลและเอกสารที่เก็บรักษาไว้ในอาคารนั้น
ต่อมาชาวฝรั่งเศสได้นำคำจากภาษาลาตินมาประยุกต์ใช้เป็นคำว่า “L’archive” (ลาร์ชีว) และใช้เป็นพหูพจน์ว่า “Les Archives” (เลซาร์ซีฟ) และในบางประเทศ เช่น ประเทศอังกฤษ ใช้คำว่า “Records” (เรกคอดส์) ทั้งยังมีนักวิชาการบางกลุ่มในประเทศออสเตรเลียใช้คำว่า “Archival Document” (อาร์ไคฟวัล ดอกคิวเม้นต์)
ตามความหมายสากล คำว่า “Archives” จะมีความหมายถึง เอกสาร (Record) ที่ผลิตโดยบุคคล ครอบครัวหรือองค์กร และได้รับการพิจารณาว่ามีคุณค่าต่อเนื่องจึงถูกเก็บรักษาไว้ตลอดไป
ความหมายของคำว่า “จดหมายเหตุ” ในภาษาไทย
คำว่า “จด” หมายถึง การเขียน , คำว่า “หมาย” หมายถึง มุ่งหมาย, คำว่า “เหตุ” หมายถึง เรื่อง และพอนำมารวมกันพอจะสรุปความหมายได้ว่า คือ “การเขียนเรื่องราวเพื่อมุ่งให้เป็นความทรงจำ”
สำหรับความหมายของ “จดหมายเหตุ” ในพจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2554 ได้ให้ความหมายไว้ว่า น. 1 หนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป, รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น หรือ น.2 เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชน ผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงาน แต่นอกจากความหมายในพจนานุกรมแล้ว ความหมายตามหลักวิชาการอีก 3 ความหมาย
- เอกสารต้นฉบับ (Original) ที่หน่วยงานราชการหรือเอกชนผลิตขึ้นหรือรับไว้ใช้ในการปฏิบัติงานและได้รับการพิจารณาว่ามีคุณค่าสมควรเก็บรักษาไว้ตลอดไป
- หน่วยงาน ที่มีหน้าที่รวบรวม จัดเก็บรักษาและให้บริการ หรือที่เรียกว่า “หน่วยงานจดหมายเหตุ”
- อาคาร หรือที่เก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุ เรียกว่า “หอจดหมายเหตุ”
โดยสรุปจะเห็นได้ว่าคำว่าจดหมายเหตุ จะมี 2 แบบ คือ ความหมายแรกของไทยแบบดั้งเดิมจะเป็นการบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นพระราชกิจรายวันของพระมหากษัตริย์ที่ให้อาลักษณ์บันทึก ซึ่งเป็นธรรมเนียมที่เกิดขึ้นในราชสำนักตั้งแต่สมัยกรุงศรีอยุธยาแล้ว และสองถ้าเป็นนอกพระราชสำนักจะมีการบันทึกเป็นลักษณะของไดอารี่ส่วนบุคคล ซึ่งจดหมายเหตุที่รู้จักกันดี คือ จดหมายเหตุลาลูแบร์ ซึ่งเป็นทูตชาวฝรั่งเศสที่บันทึกเหตุการณ์บ้านเมืองในสมัยสมเด็จพระนารายณ์มหาราช
และ จดหมายเหตุพระราชกิจรายวันในพระบาทสมเด็จพระปรมิทรทรมหาประชาธิปก พระปกเกล้าเจ้าอยู่หัว รัชกาลที่ 7
ความเป็นมาของงานจดหมายเหตุในไทย
จดหมายเหตุมีการดำเนินงานมาตั้งแต่สมัยกรุงศรีอยุธยาเป็นอย่างน้อย โดยมีข้อทรงสันนิฐานของสมเด็จกรมพระยาดำรงราชานุภาพว่า “เรื่องจดหมายเหตุเป็นธรรมเนียมเก่า ที่มหาดเล็กหรือผู้ที่ทำหน้าที่อาลักษณ์จะต้องจดบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ เก็บไว้ในราชสำนัก จึงเป็นประเพณีสืบต่อกันมาจนถึงสมัยกรุงรัตนโกสินทร์”
ต่อมาในรัชสมัยพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว มีพระราชดำริให้จัดตั้งหอพระสมุดวชิรญาณสำหรับพระนครขึ้น จึงมีการจัดตั้งแผนกจดหมายเหตุ เมื่อปี พ.ศ. 2459
หลังจากนั้นสมเด็จกรมพระยาดำรงราชานุภาพทรงเล็งเห็นความสำคัญของหนังสือราชการว่าจะเป็นเอกสารข้อมูลทางประวัติศาสตร์และทรงห่วงใยว่าเอกสารเหล่านี้จะสูญหาย จึงทรงดำริจัดตั้งหอจดหมายเหตุขึ้น เพื่อเก็บรักษาเอกสารที่มีอายุเกิน 25 ปี กองจดหมายเหตุแห่งชาติ จึงถูกจัดตั้งขึ้น ในปี 2495 และการดำเนินงานก็ได้พัฒนาและขยายออกไปอย่างกว้างขวาง มีการปรับปรุงให้ทันสมัยและตรงตามมาตรฐานวิชาการสากล
การดำเนินงานของหน่วยงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ของ มสธ. ตามมาตรฐานสากล
การดำเนินงานตามหลักวิชาการจดหมายเหตุสากล คงต้องยกตัวอย่างงาน งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ด้วยการที่ มสธ. มีการจัดตั้ง หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย มาตั้งแต่วันที่ 9 กุมภาพันธ์ 2529 ซึ่งมีหน้าที่หลักตามมาตรฐานวิชาการจดหมายเหตุมี 6 งาน คือ
1. งานจัดหา ตั้งแต่ประเมินคุณค่า จัดหา ซึ่งก็คือการรับมอบจากหน่วยงานต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัย และนำมาลงทะเบียนเป็นจดหมายเหตุ
2. งานวิเคราะห์ ทำรายการและจัดเรียงจดหมายเหตุ เป็นงานวิเคราะห์กลุ่มเอกสาร เพื่อคัดแยก และมีการจัดแฟ้มตามหลักการจัดจดหมายเหตุที่เรียกว่าจัดตามแหล่งที่มาและจัดตามระเบียบเดิมของเอกสาร
3. งานจัดทำเครื่องมือช่วยค้น ตามมาตรฐานจดหมายเหตุสากลทั้งเครื่องมือช่วยค้นในรูปบัญชีรายการเอกสาร และทำระเบียนรายการในฐานข้อมูล
4. งานสงวนรักษาและอนุรักษ์ งานสงวนรักษาคือป้องกันก่อนเอกสารชำรุดเสียหาย เช่น จัดเก็บในกล่อง/แฟ้มไร้กรด ควบคุมแสงสว่าง/ความชื้น และอนุรักษ์ คือ ซ่อมแซมเมื่อเอกสารชำรุด ซึ่ง มสธ. เอกสารแค่ 44 ปีจึงไม่ชำรุดขนาดต้องซ่อมแซม
5. งานบริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า ซึ่งเป็นหัวใจหลักของงานจดหมายเหตุ เพราะว่าเอกสารไม่ว่าจะรวบรวมมามากแค่ไหนหรือจัดเก็บดีแค่ไหน ถ้ามีการใช้งานจะทำให้เกิดคุณค่ามากขึ้น
6. งานเผยแพร่และส่งเสริมการใช้จดหมายเหตุ ตั้งแต่ทำหนังสือ จัดสัมมนาทางวิชาการ จดหมายเหตุบอกเล่าออนไลน์ จดหมายข่าวอิเล็กทรอนิกส์ คลิปวิดีโอ หรือพอตแคสต์ เรียกได้ว่ามีการเผยแพร่ทุกรูปแบบทุกช่องทาง เพื่อให้เป็นประโยชน์สำหรับชาว มสธ. และผู้สนใจทั่วไป
ท้ายนี้ขอฝากให้บุคลากรในมหาวิทยาลัยช่วยกันเก็บรักษาเอกสารเหตุมหาวิทยาลัยของหน่วยงานตนเองส่งมอบเอกสารจดหมายเหตุมาให้สำนักบรรณสารเก็บรักษา เพราะว่าเอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่มีคุณค่าแล้วก็มีชิ้นเดียวในโลก คำว่าชิ้นเดียวในโลกนี้ไม่ได้เกินจริงเลย เพราะว่าเอกสารจดหมายเหตุการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชที่อื่นไม่มีแน่นอน เพราะฉะนั้นเอกสารที่จัดเก็บในวันนี้ก็คือเป็นมรดกขององค์กรและก็มรดกของชาติต่อไป
ข้อมูลเพิ่มเติมที่น่าสนใจ
เรียบเรียงโดย
ยวิญฐากรณ์ ทองแขก หัวหน้าฝ่ายบริการสนเทศและหัวหน้าหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย
เอกสารอ้างอิง
นยา สุจฉาย. (2564). การบันทึกเหตุการณ์ : รากฐานจดหมายเหตุของไทยและพัฒนาการสู่สังคมร่วมสมัย. สืบค้นจาก https://so03.tci-thaijo.org/index.php/jletters/article/download/252803/171701/942174
กรมศิลปากร. (2542). วิชาการพื้นฐานการบริหารและจัดการงานจดหมายเหตุ. สืบค้นจาก https://dl.parliament.go.th/handle/20.500.13072/574445