แผนการบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัลของสำนักบรรณสารสนเทศ

การบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัล

การบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัลรับผิดชอบโดยหน่วยวิเคราะห์ทรัพยากร ฝ่ายเทคนิค ทุกๆ 6 เดือน หรือ ปีละ 2 ครั้ง (มิถุนายน, ธันวาคม) ทางหน่วยวิเคราะห์จะดำเนินการตรวจสอบไฟล์ดิจิทัลโดยมอบหมายให้บรรณารักษ์วิชาชีพเป็นผู้ตรวจสอบ ไฟล์ดิจิทัลดังนี้

1. ไฟล์ดิจิทัลต้นฉบับที่จัดเก็บจัดเก็บใน Nas server ของสำนักบรรณสารสนเทศ โดยตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ดิจิทัล การเปิดใช้งาน ความสมบูรณ์ของไฟล์ดิจิทัล และตรวจสอบรูปแบบและมาตรฐานไฟล์ดิจิทัล ทั้งนี้หากตรวจสอบพบไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และล้าสมัย จะดำเนินการนำไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. มาตรวจสอบความคงอยู่และการใช้งานหากไฟล์ดิจิทัลไม่มีความเสียหายจะนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ แต่หากพบไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. เสียหายไม่สามารถเปิดใช้งานได้จะดำเนินการ ดังนี้

1.1 ดำเนินการดาวน์โหลดจากฐานข้อมูลเอกสารฉบับเต็ม TDC หรือ Thai Digital Collection จากนั้นนำไฟล์ดิจิทัลที่ได้มาจัดการรวมไฟล์ดิจิทัล และนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์

1.2 ดำเนินการประสานงานกับทางสำนักบัณฑิตศึกษา เพื่อดำเนินการขอไฟล์ดิจิทัลใหม่ เพื่อมาดำเนินการจัดการไฟล์ดิจิทัลและนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์

1.3 ซีดี-รอม ที่ได้รับจากสำนักบัณฑิตศึกษาและถูกจัดเก็บไว้ที่ชั้นพัก ของทางสำนักบรรณสารสนเทศ โดยนำซีดี-รอมมาคัดลอก และแปลงสภาพไฟล์ให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์
หากทั้ง 3 ขั้นตอน พบว่าไม่สามารถนำไฟล์มาแปลงสภาพตามมาตรฐานไฟล์ได้ สำนักบรรณสารสนเทศจะยังมีไฟล์ที่จัดเก็บใน DR Site Cloud ภาครัฐ ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่า สำนักบรรณสารสนเทศจะมีการรักษาไฟล์ และมีไฟล์ต้นฉบับไว้ให้บริการเมื่อเกิดไฟล์ชำรุดและเสียหายเกิดขึ้น นอกจากนี้สำนักบรรณสารสนเทศ ได้ตรวจสอบไฟล์ที่สำรองเก็บไว้ ทุก ๆ 6 เดือนเพื่อแปลงสภาพให้ไฟล์อยู่ในเวอร์ชั่นที่ใหม่อยู่เสมอ

หมายเหตุ หากกรณีที่กล่าวมาในขั้นต้น ตรวจพบว่าไฟล์มีความเสียหายทั้ง ในจัดเก็บไว้ใน Nas server ซีดี-รอม และ DR Site Cloud ภาครัฐ ซึ่งมีโอกาสที่ไฟล์ต้นฉบับเสียพร้อมกันทั้ง 3 ที่ได้น้อย แต่หากเกิดพร้อมกัน รายการทรัพยากรนั้น อาจจะเข้าสู่กระบวนการของการเพิกถอน (Reject) ในกระบวนการพิจารณาของทางบรรณารักษ์ต่อไป

2. ไฟล์ดิจิทัลที่ให้บริการในคลังปัญญา มสธ. ที่ถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องแม่ข่ายคอมพิวเตอร์ระบบคลังปัญญา มสธ. โดยตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ดิจิทัล การเปิดใช้งาน ความสมบูรณ์ของไฟล์ดิจิทัล และตรวจสอบรูปแบบและมาตรฐานไฟล์ดิจิทัล ไฟล์ดิจิทัลสามารถดาวน์โหลดจากคลังปัญญา มสธ. ได้ โดยการสุ่มตรวจในแต่ละกลุ่มชุมชน และกลุ่มข้อมูลย่อย และมอบหมายให้บรรณารักษ์วิชาชีพตรวจสอบอย่างละเอียดทั้งนี้หากตรวจสอบพบไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และล้าสมัย และไม่สามารถดาวน์โหลดจากคลังปัญญา มสธ. โดยแยกเป็น 2 กรณี ดังนี้

2.1 กรณีไฟล์ดิจิทัล ไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และล้าสมัย ดำเนินการนำไฟล์ที่ถูกจัดเก็บไว้ใน Nas server นำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ และดำเนินการอัพโหลดไฟล์เข้าสู่คลังปัญญา มสธ. ในระเบียนที่ตรวจพบไฟล์ดิจิทัลชำรุด

2.2 กรณีไฟล์ดิจิทัลในคลังปัญญา มสธ. ไม่สามารถดาวน์โหลดได้ ซึ่งอาจเกิดจากปัจจัย ในหลาย ๆ กรณี อาทิ ไฟล์ชำรุดเสียหาย ไม่มีไฟล์นั้นอยู่ในระบบ หรือที่อยู่ไฟล์ผิดพลาด จากกรณีนี้ ให้ดำเนินการนำไฟล์ที่จัดเก็บใน Nas server นำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์ และดำเนินการอัพโหลดไฟล์เข้าสู่คลังปัญญา มสธ. ในระเบียนที่ตรวจพบกรณีไฟล์ดิจิทัลไม่สามารถดาวน์โหลดได้

3. กรณีรูปแบบไฟล์ เกิดล้าสมัย หรือชำรุดเสียหาย ไม่สามารถเปิดได้ จากส่วนใดส่วนหนึ่ง อาทิ ไฟล์ดิจิทัลจากคลังสารสนเทศไม่สามารถเปิดหรือดาวน์โหลดได้ บรรณารักษ์จะดำเนินการนำไฟล์ที่เก็บสำรองไว้จาก NAS Server นำมาผ่านกระบวนการแปลงไฟล์ตามขั้นตอน และอัพโหลดขึ้นสู่คลังปัญญา มสธ. และอัพโหลดขึ้นไปยัง DR Site ไว้ที่ Cloud ภาครัฐเพื่อสำรองข้อมูลเว็บไซต์หลัก จากนั้นดำเนินการลบไฟล์เดิมจาก NAS Server และนำไฟล์ที่ทำการแปลงไฟล์ดิจิทัลเรียบร้อยจัดเก็บเข้าไปใหม่ เพื่อให้ไฟล์ดิจิทัลนั้น ยังคงสภาพความเป้นมาตรฐาน

ทั้งนี้การดำเนินการตรวจสอบจะต้องตรวจสอบคุณภาพและมาตรฐานรูปแบบไฟล์ ตามมาตรฐานรูปแบบไฟล์ในการจัดเก็บเพื่อให้บริการในคลังปัญญา มสธ. และดำเนินการในการจัดการไฟล์ดิจิทัลตาม คู่มือการจัดการไฟล์ดิจิทัล การนำข้อมูลเข้าสู่คลังปัญญา มสธ.และการขอรหัสตัวระบุวัตถุดิจิทัล โดยดำเนินการอย่างเป็นมาตรฐานตรงตามคู่มือเพื่อรักษาสภาพและความคงอยู่ของไฟล์ดิจิทัล ที่จัดเก็บในคลังปัญญา มสธ. และ Nas server ตามมาตรฐานรูปแบบไฟล์

คลังปัญญา มสธ. (STOUIR : Sukhothai Thammathirat Open University Intellectual Repository) เป็นแหล่งรวบรวมสารสนเทศดิจิทัลวิทยานิพนธ์ ดุษฎีนิพนธ์ และการศึกษาค้นคว้าอิสระ
ที่เป็นผลงานของคณาจารย์ นักวิจัย นักวิชาการ นักศึกษา รวมทั้งบทความวารสารที่ผลิตและเผยแพร่
โดยมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พัฒนาขึ้นเมื่อ พ.ศ. 2565 เพื่อการจัดเก็บ สงวนรักษา
และเผยแพร่องค์ความรู้และภูมิปัญญาของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช